Học cách sử dụng email thông minh

01/12/2015, 07:00 AM

Bạn nên học cách sử dụng email thông minh để đạt được hiệu quả tốt hơn trong công việc cũng như đời sống hàng ngày.

Email được sử dụng ở khắp mọi nơi, từ trường học cho đến nơi làm việc. Hàng tỉ người đã và đang sử dụng email như một công cụ giao tiếp hàng ngày nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng email sao cho hợp lý. ELLE Man sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng email thông minh nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc cũng như trong đời sống hàng ngày.

làm chủ email
Hàng tỉ người đã và đang sử dụng email như một công cụ giao tiếp hàng ngày nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng email sao cho hợp lý

Trường lớp

Email là trợ thủ đắc lực cho sinh viên, giáo viên và nhà trường trong việc trao đổi thông tin. Đối với những sinh viên năm đầu, việc viết một email tạo được ấn tượng tốt với các giáo sư chuyên ngành là điều rất khó khăn. Hãy cố gắng chọn lọc từ ngữ và sử dụng chúng thật tốt. Một email được viết kĩ càng và chắt lọc sẽ tạo dấu ấn tốt cho các giáo sư, họ sẽ chú ý đến bạn từ chi tiết tưởng chừng nhỏ nhặt này. Điều này tạo sự thuận lợi cho quá trình học tập của bạn, đồng thời tạo nên thói quen có ích cho việc viết đơn xin thực tập tại các công ty sau này.

làm chủ email
Đối với những sinh viên năm đầu, việc viết một email tạo được ấn tượng tốt với các giáo sư chuyên ngành là điều rất khó khăn

Công việc

Khi bắt đầu kinh doanh, bạn sẽ cần đối tác hoặc chính bản thân mình có khả năng sử dụng email thật tốt để giao tiếp/liên lạc/trao đổi với khách hàng và các nhà đầu tư. Bạn không thể gửi cho họ một email lạnh lẽo với vài dòng chữ nói về những điều bạn muốn làm. Hãy để họ thấy tâm huyết của bạn bằng cách biến email thành một cuộc đàm luận mang tính kinh doanh và thoải mái.

làm chủ email
Hãy để khách hàng thấy tâm huyết của bạn bằng cách biến email thành một cuộc đàm luận mang tính kinh doanh và thoải mái

Đừng quá vòng vo với cái tiểu tiết, đặc biệt là những từ cảm thán hoặc tính từ. Hãy cố gắng viết ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đủ ý. Luôn lưu trữ những file giới thiệu ngắn đi kèm thông tin cơ bản về sản phẩm của bạn và để nó thành mẫu email chung. Khi cần, bạn có thể sử dụng những mẫu này và thêm những nội dung khác cho từng đối tượng khác nhau.

3

Cá nhân

Nếu bạn dùng email để mua đồ online, đặt hàng, đăng kí vé xem phim hoặc làm tài khoản đăng nhập của rất nhiều trang web, thì hẳn nhiên bạn đã quen với hàng tấn thư rác được gửi vào mail của bạn mỗi ngày. Đây là lúc bạn tập quản lý hộp thư của mình thật gọn gàng để những email quan trọng không bị lẫn với voucher giảm giá của một trang bán hàng online nào đó.

làm chủ email
Hãy tập quản lý hộp thư của mình thật gọn gàng để những email quan trọng không bị lẫn với voucher giảm giá của một trang bán hàng online nào đó

Cách đơn giản nhất là tạo ra hai email. Một cái dùng để trao đổi thông tin quan trọng với mọi người, cái còn lại dùng cho những việc khác. Còn nếu bạn là người lười nhớ tên đăng nhập và mật khẩu cũng như chỉ có một email duy nhất, hãy luôn cố gắng dọn dẹp inbox của mình hàng ngày, xóa bớt những tin rác không cần thiết hoặc sử dụng dịch vụ như “unroll.me” để chặn thư rác từ những trang web mà bạn không muốn nhận.

Bài: Wan Winters

9 bước để xây dựng thương hiệu cá nhân thật chuyên nghiệp 9 bước để xây dựng thương hiệu cá nhân thật chuyên nghiệp
Ở thời điểm hiện tại, "thương hiệu" không còn là từ dành cho doanh nghiệp, công ty. Các doanh nhân, người ảnh hưởng, thậm chí...
Tips giúp bạn tiết kiệm được khoản thu nhập lớn từ tuổi 25 Tips giúp bạn tiết kiệm được khoản thu nhập lớn từ tuổi 25
Khi chạm đến tuổi 25, điều này đồng nghĩa bạn đã tham gia lao động được vài năm và có được một số kinh nghiệm nhất định. Đến...
Cách lấy lại động lực khi mất tinh thần tập luyện Cách lấy lại động lực khi mất tinh thần tập luyện
Không có động lực tập luyện sau Covid-19 là điều khiến bạn "lỡ hẹn" với phòng tập. Nếu bạn không có cách nào để xốc lại tâm lý...
Tips chăm sóc và làm sạch giày chạy bộ đúng cách Tips chăm sóc và làm sạch giày chạy bộ đúng cách
Bụi, mồ hôi và các chất bẩn còn bám đọng lại trên đôi giày của bạn sau những quãng đường chạy bộ không những gây mất thẩm mỹ...
Gợi ý cách tiết kiệm chi phí nhiên liệu cho xe máy và ô tô Gợi ý cách tiết kiệm chi phí nhiên liệu cho xe máy và ô tô
Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm tiêu dùng xăng, dầu trong sinh hoạt không những giúp bạn cân đối lại chi tiêu cá nhân mà còn...
Cách nâng cao kỹ năng nghề nghiệp để tìm được công việc mơ ước Cách nâng cao kỹ năng nghề nghiệp để tìm được công việc mơ ước
Nâng cao kỹ năng nghề nghiệp là một yêu cầu quan trọng để bạn có thể tìm việc mới và thăng tiến mạnh mẽ. Mặt khác, việc "nâng...
Những thói quen tốt mà bạn nên thực tập hàng ngày để trở nên thu hút Những thói quen tốt mà bạn nên thực tập hàng ngày để trở nên thu hút
Thật tuyệt vời và thú vị khi được mọi người xung quanh ấn tượng và tán thưởng, kể cả cô nàng bạn để ý. Để tạo điều đó, bạn cần...
Gợi ý những món ăn ngọt ngào cho bàn tiệc Valentine Gợi ý những món ăn ngọt ngào cho bàn tiệc Valentine
Valentine là một ngày lễ có ý nghĩa đặc biệt đối với các cặp đôi. Trong ngày này không thể thiếu những món quà tình yêu và một...
Tips trang trí & cải tạo không gian sống “chất” chào đón năm mới 2022 Tips trang trí & cải tạo không gian sống “chất” chào đón năm mới 2022
Năm mới đã đến, chắc hẳn bạn đang tất bật thu xếp công việc còn dở dang, sửa soạn cho mình một vài outfit mới, chuẩn bị quà...