Những kĩ năng cần thiết để giao tiếp trong chốn công sở hiệu quả

15/07/2022, 11:46 AM

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên là điều cần thiết, cho dù bạn làm việc trong ngành nào. Hãy cùng ELLE Man tìm hiểu cách dùng ngôn ngữ cơ thể và lời nói để giúp bạn tỏa sáng nơi công sở.

Trong thời đại kỹ thuật số, chúng ta phải có những kỹ năng giao tiếp cơ bản để truyền tải và nhận thông điệp một cách hiệu quả trực tiếp cũng như qua điện thoại, email và mạng xã hội. Những kỹ năng này sẽ giúp bạn được tuyển dụng, thăng chức và thành công trong sự nghiệp của bạn.

Cách

Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Một người biết lắng nghe là một trong những cách tốt nhất để trở thành một người giao tiếp tốt. Không ai thích giao tiếp với một người chỉ quan tâm đến bản thân và không dành thời gian để lắng nghe người khác. Nếu bạn không phải là một người biết lắng nghe, sẽ rất khó để hiểu những gì bạn được yêu cầu làm.

Hãy dành thời gian để luyện nghe chủ động bao gồm: việc chú ý lắng nghe người kia đang nói gì, đặt câu hỏi làm rõ, và diễn đạt lại những gì người đó nói để đảm bảo đã hiểu nó. Thông qua việc lắng nghe tích cực, bạn có thể hiểu rõ hơn những gì đối phương đang cố gắng nói và có thể phản hồi một cách thích hợp.

Ảnh: Helena Lopes

Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ tay và giọng nói của bạn đều là cách truyền tải thông điệp. Giao tiếp bằng mắt cũng rất quan trọng; bạn muốn nhìn thẳng vào mắt người đó để cho thấy bạn đang tập trung vào họ và cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, hãy nhớ đừng nhìn chằm chằm vào người đó, điều này có thể khiến họ khó chịu.

Ngoài ra, hãy chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ của người khác trong khi bạn đang nói. Thông thường, các tín hiệu phi ngôn ngữ truyền đạt cảm giác thực sự của một người. Ví dụ, nếu người đó không nhìn thẳng vào mắt bạn, họ có thể không thoải mái hoặc che giấu.

Ảnh: Eliott Reyna

Kỹ năng giao tiếp rõ ràng và súc tích

Giao tiếp tốt nghĩa là nói vừa đủ, không nói quá nhiều hoặc quá ít. Cố gắng truyền tải ngắn gọn nhất có thể. Nói những gì bạn muốn một cách rõ ràng và trực tiếp, cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp, qua điện thoại hay qua email. Nếu bạn nói lan man, người nghe của bạn sẽ không chắc chắn về chính xác những gì bạn muốn.

Ảnh: Priscilla Du Preez

Thân thiện

Thông qua giọng điệu thân thiện, một câu hỏi cá nhân hoặc đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khiến đồng nghiệp giao tiếp cởi mở và trung thực hơn với bạn. Điều quan trọng là phải lịch sự trong mọi tình huống tại nơi làm việc.

Điều này rất quan trọng trong cả giao tiếp trực tiếp và bằng văn bản. Khi bạn có thể, hãy cá nhân hóa email của bạn cho đồng nghiệp và / hoặc nhân viên sẽ giúp người nhận cảm thấy được đánh giá cao hơn.

Ảnh: Brooke Cagle

Sự tự tin

Điều quan trọng là phải tự tin trong khi tương tác với người khác. Sự tự tin sẽ cho đồng nghiệp thấy rằng bạn tin vào những gì bạn đang nói và sẽ làm theo.

Thể hiện sự tự tin có thể đơn giản như giao tiếp bằng mắt hoặc sử dụng giọng điệu chắc chắn nhưng thân thiện. Tránh đưa ra những câu nói giống như câu hỏi. Tất nhiên, hãy cẩn thận để không tỏ ra kiêu ngạo hoặc bất lịch sự. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn lắng nghe và đồng cảm với đối phương.

Ảnh: Bruce Mars

Đồng cảm

Sử dụng những cụm từ đơn giản như “Tôi hiểu ý của bạn” chứng tỏ rằng bạn đã lắng nghe đối phương và tôn trọng ý kiến ​​của họ. Lắng nghe tích cực có thể giúp bạn điều hướng những gì đối phương đang nghĩ và cảm thấy, do đó, sẽ giúp bạn dễ dàng thể hiện sự đồng cảm hơn.

Cởi mở

Một người giao tiếp tốt nên luôn giữ sự linh hoạt và cởi mở trong bất kì cuộc trò chuyện nào. Hãy cởi mở để lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, thay vì chỉ đơn giản là truyền tải thông điệp của bạn.

Bằng cách sẵn sàng tham gia vào một cuộc đối thoại, ngay cả với những quan điểm mà bạn không đồng ý, bạn sẽ có thể có những cuộc trò chuyện trung thực và hiệu quả hơn.

Ảnh: Jason Goodman

Tôn trọng

Mọi người sẽ cởi mở hơn trong việc giao tiếp với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng đối với họ và ý tưởng của họ. Những hành động đơn giản như giao tiếp bằng mắt và tích cực lắng nghe khi một người nói sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng. Trên điện thoại, tránh bị phân tâm và tập trung vào cuộc trò chuyện.

Truyền tải sự tôn trọng khi viết email bằng cách dành thời gian để chỉnh sửa nội dung. Nếu bạn gửi một email được viết cẩu thả, khó hiểu, người nhận sẽ nghĩ rằng bạn không đủ tôn trọng họ.

Nhận xét

Có thể đưa ra và nhận lại nhận xét một cách thích hợp là một kỹ năng giao tiếp quan trọng. Các nhà quản lý và giám sát nên liên tục tìm cách phản hồi lại cho nhân viên một cách xây dựng, có thể là thông qua email, điện thoại hoặc cập nhật hàng tuần.

Tương tự, bạn nên học cách chấp nhận và thậm chí khuyến khích người khác nhận xét. Lắng nghe phản hồi mà bạn nhận được, đặt câu hỏi để làm rõ nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, và thực hiện những gì được nhận xét.

Ảnh: Kenny Eliason

Chọn phương tiện phù hợp

Một kỹ năng giao tiếp quan trọng là biết hình thức giao tiếp để sử dụng. Ví dụ, một số cuộc trò chuyện nghiêm túc (sa thải, từ chức, thay đổi mức lương, v.v.) tốt nhất nên thực hiện trực tiếp.

Bạn cũng nên nghĩ về người mà bạn muốn nói chuyện. Nếu họ là một người rất bận rộn (chẳng hạn như sếp của bạn), bạn có thể muốn trình bày ý kiến của mình qua email. Mọi người sẽ đánh giá cao phương tiện giao tiếp của bạn và có nhiều khả năng sẽ phản hồi tích cực với bạn.

Ảnh: Maxwell Ridgeway

9

____________

Tạp chí Phái mạnh ELLE Man

Bài: Vĩnh Khang

Tham khảo: The Balance Careers

Nam giới và phong cách sống “Làm chủ tài chính” Nam giới và phong cách sống “Làm chủ tài chính”
“Đàn ông xây nhà, Đàn bà xây tổ ấm” - quan niệm của người xưa đã khẳng định vai trò gánh vác gia đình với những sức ép tài...
Những điều nên và không nên khi trao đổi về vấn đề nghỉ việc Những điều nên và không nên khi trao đổi về vấn đề nghỉ việc
Sau một thời gian dài làm việc, bạn chợt nhận ra mình cần thay đổi công việc mới để nâng cấp bản thân. Dù háo hức với những...
Bí quyết thay đổi bản thân để trở thành người đàn ông trưởng thành Bí quyết thay đổi bản thân để trở thành người đàn ông trưởng thành
Chặng đường để trở thành một người đàn ông trưởng thành là một chặng đường dài đòi hỏi bạn phải không ngừng rèn luyện bản thân...
Cách vệ sinh giày da và sneakers khi bị ướt mưa Cách vệ sinh giày da và sneakers khi bị ướt mưa
Giày da và sneakers là những item quen thuộc mà chúng ta sử dụng hàng ngày. Trong mùa mưa, khi những đôi giày trên bị ướt, nếu...
9 bước để xây dựng thương hiệu cá nhân thật chuyên nghiệp 9 bước để xây dựng thương hiệu cá nhân thật chuyên nghiệp
Ở thời điểm hiện tại, "thương hiệu" không còn là từ dành cho doanh nghiệp, công ty. Các doanh nhân, người ảnh hưởng, thậm chí...
Tips giúp bạn tiết kiệm được khoản thu nhập lớn từ tuổi 25 Tips giúp bạn tiết kiệm được khoản thu nhập lớn từ tuổi 25
Khi chạm đến tuổi 25, điều này đồng nghĩa bạn đã tham gia lao động được vài năm và có được một số kinh nghiệm nhất định. Đến...
Cách lấy lại động lực khi mất tinh thần tập luyện Cách lấy lại động lực khi mất tinh thần tập luyện
Không có động lực tập luyện sau Covid-19 là điều khiến bạn "lỡ hẹn" với phòng tập. Nếu bạn không có cách nào để xốc lại tâm lý...
Tips chăm sóc và làm sạch giày chạy bộ đúng cách Tips chăm sóc và làm sạch giày chạy bộ đúng cách
Bụi, mồ hôi và các chất bẩn còn bám đọng lại trên đôi giày của bạn sau những quãng đường chạy bộ không những gây mất thẩm mỹ...
Gợi ý cách tiết kiệm chi phí nhiên liệu cho xe máy và ô tô Gợi ý cách tiết kiệm chi phí nhiên liệu cho xe máy và ô tô
Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm tiêu dùng xăng, dầu trong sinh hoạt không những giúp bạn cân đối lại chi tiêu cá nhân mà còn...