Những kĩ năng cần thiết để giao tiếp trong chốn công sở hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên là điều cần thiết, cho dù bạn làm việc trong ngành nào. Hãy cùng ELLE Man tìm hiểu cách dùng ngôn ngữ cơ thể và lời nói để giúp bạn tỏa sáng nơi công sở.
Trong thời đại kỹ thuật số, chúng ta phải có những kỹ năng giao tiếp cơ bản để truyền tải và nhận thông điệp một cách hiệu quả trực tiếp cũng như qua điện thoại, email và mạng xã hội. Những kỹ năng này sẽ giúp bạn được tuyển dụng, thăng chức và thành công trong sự nghiệp của bạn.
Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe
Một người biết lắng nghe là một trong những cách tốt nhất để trở thành một người giao tiếp tốt. Không ai thích giao tiếp với một người chỉ quan tâm đến bản thân và không dành thời gian để lắng nghe người khác. Nếu bạn không phải là một người biết lắng nghe, sẽ rất khó để hiểu những gì bạn được yêu cầu làm.
Hãy dành thời gian để luyện nghe chủ động bao gồm: việc chú ý lắng nghe người kia đang nói gì, đặt câu hỏi làm rõ, và diễn đạt lại những gì người đó nói để đảm bảo đã hiểu nó. Thông qua việc lắng nghe tích cực, bạn có thể hiểu rõ hơn những gì đối phương đang cố gắng nói và có thể phản hồi một cách thích hợp.
Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
Ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ tay và giọng nói của bạn đều là cách truyền tải thông điệp. Giao tiếp bằng mắt cũng rất quan trọng; bạn muốn nhìn thẳng vào mắt người đó để cho thấy bạn đang tập trung vào họ và cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, hãy nhớ đừng nhìn chằm chằm vào người đó, điều này có thể khiến họ khó chịu.
Ngoài ra, hãy chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ của người khác trong khi bạn đang nói. Thông thường, các tín hiệu phi ngôn ngữ truyền đạt cảm giác thực sự của một người. Ví dụ, nếu người đó không nhìn thẳng vào mắt bạn, họ có thể không thoải mái hoặc che giấu.
Kỹ năng giao tiếp rõ ràng và súc tích
Giao tiếp tốt nghĩa là nói vừa đủ, không nói quá nhiều hoặc quá ít. Cố gắng truyền tải ngắn gọn nhất có thể. Nói những gì bạn muốn một cách rõ ràng và trực tiếp, cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp, qua điện thoại hay qua email. Nếu bạn nói lan man, người nghe của bạn sẽ không chắc chắn về chính xác những gì bạn muốn.
Thân thiện
Thông qua giọng điệu thân thiện, một câu hỏi cá nhân hoặc đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khiến đồng nghiệp giao tiếp cởi mở và trung thực hơn với bạn. Điều quan trọng là phải lịch sự trong mọi tình huống tại nơi làm việc.
Điều này rất quan trọng trong cả giao tiếp trực tiếp và bằng văn bản. Khi bạn có thể, hãy cá nhân hóa email của bạn cho đồng nghiệp và / hoặc nhân viên sẽ giúp người nhận cảm thấy được đánh giá cao hơn.
Sự tự tin
Điều quan trọng là phải tự tin trong khi tương tác với người khác. Sự tự tin sẽ cho đồng nghiệp thấy rằng bạn tin vào những gì bạn đang nói và sẽ làm theo.
Thể hiện sự tự tin có thể đơn giản như giao tiếp bằng mắt hoặc sử dụng giọng điệu chắc chắn nhưng thân thiện. Tránh đưa ra những câu nói giống như câu hỏi. Tất nhiên, hãy cẩn thận để không tỏ ra kiêu ngạo hoặc bất lịch sự. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn lắng nghe và đồng cảm với đối phương.
Đồng cảm
Sử dụng những cụm từ đơn giản như “Tôi hiểu ý của bạn” chứng tỏ rằng bạn đã lắng nghe đối phương và tôn trọng ý kiến của họ. Lắng nghe tích cực có thể giúp bạn điều hướng những gì đối phương đang nghĩ và cảm thấy, do đó, sẽ giúp bạn dễ dàng thể hiện sự đồng cảm hơn.
Cởi mở
Một người giao tiếp tốt nên luôn giữ sự linh hoạt và cởi mở trong bất kì cuộc trò chuyện nào. Hãy cởi mở để lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, thay vì chỉ đơn giản là truyền tải thông điệp của bạn.
Bằng cách sẵn sàng tham gia vào một cuộc đối thoại, ngay cả với những quan điểm mà bạn không đồng ý, bạn sẽ có thể có những cuộc trò chuyện trung thực và hiệu quả hơn.
Tôn trọng
Mọi người sẽ cởi mở hơn trong việc giao tiếp với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng đối với họ và ý tưởng của họ. Những hành động đơn giản như giao tiếp bằng mắt và tích cực lắng nghe khi một người nói sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng. Trên điện thoại, tránh bị phân tâm và tập trung vào cuộc trò chuyện.
Truyền tải sự tôn trọng khi viết email bằng cách dành thời gian để chỉnh sửa nội dung. Nếu bạn gửi một email được viết cẩu thả, khó hiểu, người nhận sẽ nghĩ rằng bạn không đủ tôn trọng họ.
Nhận xét
Có thể đưa ra và nhận lại nhận xét một cách thích hợp là một kỹ năng giao tiếp quan trọng. Các nhà quản lý và giám sát nên liên tục tìm cách phản hồi lại cho nhân viên một cách xây dựng, có thể là thông qua email, điện thoại hoặc cập nhật hàng tuần.
Tương tự, bạn nên học cách chấp nhận và thậm chí khuyến khích người khác nhận xét. Lắng nghe phản hồi mà bạn nhận được, đặt câu hỏi để làm rõ nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, và thực hiện những gì được nhận xét.
Chọn phương tiện phù hợp
Một kỹ năng giao tiếp quan trọng là biết hình thức giao tiếp để sử dụng. Ví dụ, một số cuộc trò chuyện nghiêm túc (sa thải, từ chức, thay đổi mức lương, v.v.) tốt nhất nên thực hiện trực tiếp.
Bạn cũng nên nghĩ về người mà bạn muốn nói chuyện. Nếu họ là một người rất bận rộn (chẳng hạn như sếp của bạn), bạn có thể muốn trình bày ý kiến của mình qua email. Mọi người sẽ đánh giá cao phương tiện giao tiếp của bạn và có nhiều khả năng sẽ phản hồi tích cực với bạn.
____________
Tạp chí Phái mạnh ELLE Man
Bài: Vĩnh Khang
Tham khảo: The Balance Careers
