Những kĩ năng cần thiết để giao tiếp trong chốn công sở hiệu quả

15/07/2022, 11:46 AM

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên là điều cần thiết, cho dù bạn làm việc trong ngành nào. Hãy cùng ELLE Man tìm hiểu cách dùng ngôn ngữ cơ thể và lời nói để giúp bạn tỏa sáng nơi công sở.

Trong thời đại kỹ thuật số, chúng ta phải có những kỹ năng giao tiếp cơ bản để truyền tải và nhận thông điệp một cách hiệu quả trực tiếp cũng như qua điện thoại, email và mạng xã hội. Những kỹ năng này sẽ giúp bạn được tuyển dụng, thăng chức và thành công trong sự nghiệp của bạn.

Cách

Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Một người biết lắng nghe là một trong những cách tốt nhất để trở thành một người giao tiếp tốt. Không ai thích giao tiếp với một người chỉ quan tâm đến bản thân và không dành thời gian để lắng nghe người khác. Nếu bạn không phải là một người biết lắng nghe, sẽ rất khó để hiểu những gì bạn được yêu cầu làm.

Hãy dành thời gian để luyện nghe chủ động bao gồm: việc chú ý lắng nghe người kia đang nói gì, đặt câu hỏi làm rõ, và diễn đạt lại những gì người đó nói để đảm bảo đã hiểu nó. Thông qua việc lắng nghe tích cực, bạn có thể hiểu rõ hơn những gì đối phương đang cố gắng nói và có thể phản hồi một cách thích hợp.

Ảnh: Helena Lopes

Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ tay và giọng nói của bạn đều là cách truyền tải thông điệp. Giao tiếp bằng mắt cũng rất quan trọng; bạn muốn nhìn thẳng vào mắt người đó để cho thấy bạn đang tập trung vào họ và cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, hãy nhớ đừng nhìn chằm chằm vào người đó, điều này có thể khiến họ khó chịu.

Ngoài ra, hãy chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ của người khác trong khi bạn đang nói. Thông thường, các tín hiệu phi ngôn ngữ truyền đạt cảm giác thực sự của một người. Ví dụ, nếu người đó không nhìn thẳng vào mắt bạn, họ có thể không thoải mái hoặc che giấu.

Ảnh: Eliott Reyna

Kỹ năng giao tiếp rõ ràng và súc tích

Giao tiếp tốt nghĩa là nói vừa đủ, không nói quá nhiều hoặc quá ít. Cố gắng truyền tải ngắn gọn nhất có thể. Nói những gì bạn muốn một cách rõ ràng và trực tiếp, cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp, qua điện thoại hay qua email. Nếu bạn nói lan man, người nghe của bạn sẽ không chắc chắn về chính xác những gì bạn muốn.

Ảnh: Priscilla Du Preez

Thân thiện

Thông qua giọng điệu thân thiện, một câu hỏi cá nhân hoặc đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khiến đồng nghiệp giao tiếp cởi mở và trung thực hơn với bạn. Điều quan trọng là phải lịch sự trong mọi tình huống tại nơi làm việc.

Điều này rất quan trọng trong cả giao tiếp trực tiếp và bằng văn bản. Khi bạn có thể, hãy cá nhân hóa email của bạn cho đồng nghiệp và / hoặc nhân viên sẽ giúp người nhận cảm thấy được đánh giá cao hơn.

Ảnh: Brooke Cagle

Sự tự tin

Điều quan trọng là phải tự tin trong khi tương tác với người khác. Sự tự tin sẽ cho đồng nghiệp thấy rằng bạn tin vào những gì bạn đang nói và sẽ làm theo.

Thể hiện sự tự tin có thể đơn giản như giao tiếp bằng mắt hoặc sử dụng giọng điệu chắc chắn nhưng thân thiện. Tránh đưa ra những câu nói giống như câu hỏi. Tất nhiên, hãy cẩn thận để không tỏ ra kiêu ngạo hoặc bất lịch sự. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn lắng nghe và đồng cảm với đối phương.

Ảnh: Bruce Mars

Đồng cảm

Sử dụng những cụm từ đơn giản như “Tôi hiểu ý của bạn” chứng tỏ rằng bạn đã lắng nghe đối phương và tôn trọng ý kiến ​​của họ. Lắng nghe tích cực có thể giúp bạn điều hướng những gì đối phương đang nghĩ và cảm thấy, do đó, sẽ giúp bạn dễ dàng thể hiện sự đồng cảm hơn.

Cởi mở

Một người giao tiếp tốt nên luôn giữ sự linh hoạt và cởi mở trong bất kì cuộc trò chuyện nào. Hãy cởi mở để lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, thay vì chỉ đơn giản là truyền tải thông điệp của bạn.

Bằng cách sẵn sàng tham gia vào một cuộc đối thoại, ngay cả với những quan điểm mà bạn không đồng ý, bạn sẽ có thể có những cuộc trò chuyện trung thực và hiệu quả hơn.

Ảnh: Jason Goodman

Tôn trọng

Mọi người sẽ cởi mở hơn trong việc giao tiếp với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng đối với họ và ý tưởng của họ. Những hành động đơn giản như giao tiếp bằng mắt và tích cực lắng nghe khi một người nói sẽ khiến họ cảm thấy được trân trọng. Trên điện thoại, tránh bị phân tâm và tập trung vào cuộc trò chuyện.

Truyền tải sự tôn trọng khi viết email bằng cách dành thời gian để chỉnh sửa nội dung. Nếu bạn gửi một email được viết cẩu thả, khó hiểu, người nhận sẽ nghĩ rằng bạn không đủ tôn trọng họ.

Nhận xét

Có thể đưa ra và nhận lại nhận xét một cách thích hợp là một kỹ năng giao tiếp quan trọng. Các nhà quản lý và giám sát nên liên tục tìm cách phản hồi lại cho nhân viên một cách xây dựng, có thể là thông qua email, điện thoại hoặc cập nhật hàng tuần.

Tương tự, bạn nên học cách chấp nhận và thậm chí khuyến khích người khác nhận xét. Lắng nghe phản hồi mà bạn nhận được, đặt câu hỏi để làm rõ nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, và thực hiện những gì được nhận xét.

Ảnh: Kenny Eliason

Chọn phương tiện phù hợp

Một kỹ năng giao tiếp quan trọng là biết hình thức giao tiếp để sử dụng. Ví dụ, một số cuộc trò chuyện nghiêm túc (sa thải, từ chức, thay đổi mức lương, v.v.) tốt nhất nên thực hiện trực tiếp.

Bạn cũng nên nghĩ về người mà bạn muốn nói chuyện. Nếu họ là một người rất bận rộn (chẳng hạn như sếp của bạn), bạn có thể muốn trình bày ý kiến của mình qua email. Mọi người sẽ đánh giá cao phương tiện giao tiếp của bạn và có nhiều khả năng sẽ phản hồi tích cực với bạn.

Ảnh: Maxwell Ridgeway

9

____________

Tạp chí Phái mạnh ELLE Man

Bài: Vĩnh Khang

Tham khảo: The Balance Careers

Cải thiện trí nhớ bằng những phương pháp đơn giản Cải thiện trí nhớ bằng những phương pháp đơn giản
Trong xã hội hiện tại, sức khỏe và độ dẻo dai về tinh thần đang được quan tâm nhiều hơn. Vậy bạn cần có kỹ năng nào để cải...
Vì sao bạn thường tức giận vô cớ và cách khắc phục? Vì sao bạn thường tức giận vô cớ và cách khắc phục?
Giận dữ là một phản ứng tự nhiên đối với các tình huống tiêu cực và đôi khi là một lối thoát lành mạnh để bày tỏ cảm xúc của...
30 kỹ năng cuộc sống bạn nên biết trước tuổi 30 30 kỹ năng cuộc sống bạn nên biết trước tuổi 30
Trước tuổi 30, kỹ năng nào bạn cần hoàn thiện? Hãy cùng ELLE Man tìm hiểu qua bài viết sau.
Cách luyện trí não và thói quen để mua sắm đúng thứ bạn cần Cách luyện trí não và thói quen để mua sắm đúng thứ bạn cần
Khi phải đối mặt với những lựa chọn vô hạn, chúng ta gặp phải tình trạng suy giảm tâm lý được gọi là “quá sức”. Lúc mua sắm...
Cách loại bỏ vết bẩn từ bia và rượu trên quần áo Cách loại bỏ vết bẩn từ bia và rượu trên quần áo
Mỗi loại vết bẩn từ các chất lỏng khác nhau sẽ có những phương pháp xử lí khác nhau. Đặc biệt là những chất lỏng như rượu,...
Bạn đã biết cách chữa lành tâm hồn mình? Bạn đã biết cách chữa lành tâm hồn mình?
Trong hình hài của người trưởng thành, mỗi chúng ta đều mang trong mình một “đứa trẻ” tổn thương cần được lắng nghe, quan tâm...
Làm thế nào để nuôi dưỡng tinh thần mạnh mẽ và lạc quan trong cuộc sống? Làm thế nào để nuôi dưỡng tinh thần mạnh mẽ và lạc quan trong cuộc sống?
Rèn luyện sự mạnh mẽ cho tinh thần là cả một quá trình đòi hỏi bạn phải bỏ cả tâm lẫn sức, càng dốc tâm trí và sức lực vào quá...
Làm sao để tâm hồn bạn cởi mở khi nói về tình dục? Làm sao để tâm hồn bạn cởi mở khi nói về tình dục?
Trong không gian văn hóa Á Đông, tình dục vẫn là chủ đề nhạy cảm, ít được bàn luận công khai. Chúng ta vẫn thường lúng túng,...
10 điều bạn cần "loại bỏ" để sống hạnh phúc và tích cực 10 điều bạn cần "loại bỏ" để sống hạnh phúc và tích cực
Làm thế nào để sống hạnh phúc luôn là trăn trở của chúng ta. Một trong những điều cốt lõi là loại bỏ các năng lượng tiêu cực....