Giao tiếp hiệu quả với sếp không chỉ giúp công việc suôn sẻ mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển sự nghiệp. Hãy cùng ELLE Man tìm hiểu 8 bí quyết đơn giản nhưng thiết thực, giúp bạn xây dựng niềm tin, truyền đạt rõ ràng và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với cấp trên.
giao tiếp
Trong quá trình làm việc, luôn xảy ra những cuộc tranh luận khó khăn. Nó có thể liên quan đến đồng nghiệp, những sai lầm đã mắc phải, bất đồng quan điểm trong dự án. Tuy nhiên, đây là điều cần thiết nơi công sở, vì nó có thể giúp bản thân bạn hoặc những người liên quan phát triển kỹ năng tốt hơn.
Nhưng điều khó khăn ở đây là làm sao để thực hiện cuộc trò chuyện này với cấp trên. Trong bài viết này, hãy cùng ELLE Man tìm hiểu 8 tips giúp bạn giảm bớt lo âu và thành công khi giao tiếp với cấp trên của mình.
Nếu bạn chưa rõ cách trình bày một vấn đề, hãy thử viết nó dưới dạng một lá thư. Cách làm này giúp bạn hệ thống hóa suy nghĩ và sắp xếp nội dung theo trình tự hợp lý. Trong trường hợp vẫn cảm thấy khó khăn khi diễn đạt trong cuộc họp, bạn có thể liệt kê các ý chính thành đề mục và gửi kèm email đề xuất trao đổi trực tiếp.
Ảnh: Unsplash
2. Tập trung vào vấn đề chứ không phải con người
Cách hiệu quả nhất để bắt đầu cuộc trò chuyện là tập trung vào vấn đề, không phải con người. Điều này giúp cấp trên không xem đây là chuyện cá nhân. Hãy làm rõ ảnh hưởng của vấn đề đến công việc và đề xuất hướng giải quyết hợp lý. Cuộc trao đổi cũng sẽ suôn sẻ hơn nếu có thêm góc nhìn từ bên thứ ba. Quan trọng nhất, hãy tiếp nhận phản hồi với thái độ tích cực.
3. Giữ thái độ giao tiếp bình tĩnh và chuẩn mực
Trong những cuộc trò chuyện khó, điều quan trọng là giữ bình tĩnh, thể hiện sự tôn trọng với cấp trên nhưng vẫn giữ lập trường vững vàng. Hãy tập trung vào nội dung, trình bày rõ ràng và minh bạch. Một điểm cộng lớn là bạn có thể đưa ra các giải pháp khả thi nhằm giải quyết những vấn đề đang được đề cập.
Ảnh: Unsplash
4. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc trò chuyện
Những cuộc trò chuyện khó luôn tiềm ẩn thách thức, nhưng chúng là yếu tố thiết yếu để xây dựng mối quan hệ công việc bền vững. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng, lên lịch họp rõ ràng, tập trung vào việc tìm giải pháp, lắng nghe tích cực và theo dõi tiến triển sau buổi trao đổi. Sự chuẩn bị chu đáo sẽ giúp cả bạn và cấp trên cảm thấy yên tâm hơn và xử lý vấn đề hiệu quả hơn.
5. Giao tiếp rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề
Khi trao đổi với cấp trên, hãy đi thẳng vào vấn đề và cung cấp thông tin cụ thể — đó là cách thể hiện sự tôn trọng thời gian của cả hai. Dù hầu hết lãnh đạo đều không thoải mái với những cuộc trò chuyện khó, nhưng nếu bạn trình bày một cách chân thành và rõ ràng, cuộc đối thoại sẽ trở nên cần thiết và có giá trị cho cả đôi bên.
Ảnh: Unsplash
6. Áp dụng phương pháp STAR để trình bày vấn đề
Khi cần đối thoại với cấp trên về một vấn đề khó, hãy áp dụng phương pháp STAR (Tình huống – Nhiệm vụ – Hành động – Kết quả) để truyền đạt hiệu quả hơn và nhận được phản hồi tích cực. Bắt đầu bằng việc nêu rõ tình huống thực tế, mô tả vai trò hoặc tác động mà bạn trực tiếp trải qua, tiếp theo là các hành động đề xuất nhằm xử lý vấn đề, và cuối cùng là chia sẻ kết quả mong muốn. Cách trình bày này giúp cuộc trò chuyện rõ ràng, logic và dễ tiếp nhận hơn.
7. Giao tiếp có căn cứ rõ ràng
Trong một cuộc trò chuyện khó khăn, bạn nên tránh việc đổ lỗi cho người khác hoặc tỏ ra phòng thủ. Thay vào đó, hãy chuẩn bị trước những điều mà bạn muốn trình bày. Khi đề cập đến những vấn đề khó khăn, bạn nêu rõ sự thật đang diễn ra thay vì bày tỏ cảm xúc quá mạnh mẽ của mình, có thể đó là sự khó chịu chứ không phải thù địch một ai. Bằng cách giữ thái độ tích cực như vậy, bạn sẽ lấy được lòng tin của cấp trên và đưa cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả.
Ảnh: Unsplash
8. Thừa nhận cảm giác không thoải mái một cách khéo léo
Hãy tập trung vào thực tế thay vì đặt quá nhiều kỳ vọng. Lo lắng hay tức giận chỉ khiến cuộc trò chuyện trở nên căng thẳng hơn. Nếu bạn đang khó chịu về một vấn đề, hãy bắt đầu bằng cách thừa nhận cảm xúc của mình một cách bình tĩnh. Cấp trên cũng là con người và có thể đồng cảm khi bạn thể hiện sự chân thành và thẳng thắn. Điều này giúp xây dựng sự tin tưởng và mở ra cơ hội trao đổi hiệu quả hơn.
