Đôi lúc bạn làm việc thật hiệu quả và hăng say Cũng có khi bạn nhận thấy năng suất bị tụt dốc nghiêm trọng và đáng cảnh báo. Đó có thể chỉ là dấu hiệu của việc bị quá tải công việc hoặc do bạn lo lắng quá nhiều. Tất nhiên sẽ có những mẹp nhỏ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn khi rơi vào cảnh "ngập đầu trong công việc".
Chúng ta luôn sẽ thấy có lỗi khi hiệu quả công việc giảm sút và có vô số lý do chực chờ xuất hiện. Nhưng biện minh không giúp bạn cải thiện được năng suất, chưa kể là việc lo lắng quá nhiều càng khiến bạn ngày càng trở nên xao nhãng khỏi công việc chính của mình. Thay vào đó hãy cùng ELLE Man tìm hiểu những mẹo nhỏ giúp bạn làm việc hiệu quả trong những ngày “hụp lặn trong công việc”.
1. Cho các trang web vô bổ vào danh sách đen
Giao diện của app Sefl Control sẽ xuất hiện trên trình duyệt của ban. Ảnh: Aine Cain/Business Insider
Mẹo làm việc hiệu quả đầu tiên là lên danh sách các việc cần hoàn thành trong ngày và bám sát vào nó. Đó là mẹo khá cơ bản nhưng là cách hiệu quả để theo dõi tiến trình làm việc của bạn. Khi hoàn thành xong một việc, bạn chỉ cần gạch nó đi, và bạn sẽ thấy cảm giác đó thật tuyệt vời.
Một mẹp khác khi công nghệ có thể chứng minh được tính hữu dụng của nó. Đó là app Self Control. Theo Aine Cain, người đã sử dụng app này chia sẻ rằng để tránh việc tốn thời gian cho những trang web vô bổ, thì những trang web như thế sẽ bị khóa và được cho vào “danh sách đen” theo thời gian mặc định. Nó đã cải thiện hiệu quả làm việc của Cain thì nó cũng có thể hữu ích đối với bạn. Tại sao không thử nhỉ?
2. Hãy làm trước rồi chỉnh sửa sau
VFS Digital Design/Flickr
Một mẹo hay ho khác từ Daniel McMahon – một nhân viên copywriter. Đó là hãy bắt đầu làm việc một mạch và đừng quan tâm nó đã hoàn hảo chưa. Việc dừng lại chỉnh sửa sẽ ít nhiều khiến đầu óc trở nên sao nhãng và gây mất hiệu quả. Đồng thời, hãy tắt các trang mạng xã hội không liên quan và đặt một khoảng thời gian nhất định. Áp lực thời gian là biện pháp tốt để làm việc hiệu quả mà không cần bàn cãi.
Yếu tố môi trường cũng có tác động không nhỏ đến năng suất của một người. Nếu phải làm việc ở nơi quá đông đúc và ồn ào, bạn hãy thử đeo tai nghe hay các loại nút bịt tai chống ồn. Nhưng lý tưởng nhất là tìm một chỗ yên tĩnh có thể giúp bạn tập trung và đi ngay vào công việc của mình. Sau đó, bạn sẽ nhận ra mình có khối thời gian để làm nó hoàn hảo hơn.
3. Đừng đánh giá thấp giấc ngủ
Reuters
Một lời khuyên từ cựu phóng viên cao cấp Gus Lubin: “Ngủ nhiều hơn! Mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn bắt đầu làm việc trở lại”.
Không thể đánh giá thấp giấc ngủ, kể cả giấc ngủ trưa ngắn. Bạn có thể thức thêm một chút để hoàn thành nốt công việc.Nhưng bạn sẽ sớm hối hận vi quyết định đó vào ngày hôm sau. Và nếu việc này lặp lại liên tục, hậu quả sẽ không thể nói trước. Đừng nghĩ rằng ngủ sẽ tiêu phí thời gian của bạn. Dù chỉ 10 phút nghỉ ngơi nhưng bạn sẽ làm việc hiệu quả ngay sau đó.
4. Sắp xếp các ghi chú thật khoa học
Sarah Jacobs/Business Insider
Bạn có thể thấy điều này thật lỗi thời và đơn giản quá mức, nhưng những điều cơ bản luôn là nền móng phát triển bền vững. Tất cả bạn cần là giấy và bút. Ghi chú trên giấy, có vẻ lỗi thời trong thời đại công nghệ phát triển này nay, nhưng lại linh hoạt và giúp ta làm việc hiệu quả hơn so với ghi chép trên điện thoại hay smartbook.
Biên tập viên hình ảnh Sarah Jacobs tiết lộ một cách ghi chú mà cô thấy hiệu quả. Chia tờ giấy thành hai cột với bên trái ghi tên những công việc chính và bên phải ghi lại những chi tiết liên quan. Bạn cũng có thể dùng các đường gạch ngang để chia nhỏ các nội dung, điều này giúp bạn bớt rối mắt hơn khi xem lại ghi chú của mình sau cuộc họp.
5. Bắt tay vào việc ngay
Flickr/Jennifer Morrow
Nghe có vẻ hơi sáo rỗng, nhưng không có thứ gì giảm bớt sự lo lắng của bạn về công việc bằng việc thực hiện nó ngay. Nếu bạn đang trì hoãn việc trả lời email? Dành 30 giây và nó sẽ được gạch khỏi to-do list của bạn. Và chỉ cần dành nửa phút cho mỗi việc, bạn sẽ bất ngờ với khối công việc nhỏ nhặt đang chất đống và khiến bạn chán nản.
Phó tổng biên tập Libby Kane rút ra kinh nghiệm rằng: “Những nhiệm vụ chán ngắt và kinh khủng nhất cũng sẽ trở nên ít đáng sợ hơn một khi bạn bắt tay vào làm chúng”.
6. Hãy thoát khỏi vùng an toàn của bạn
David Gray/Reuters
Cựu sản xuất web Tenzing Dorjee cho một quan điểm khác về cách làm việc hiệu quả. Đó là hãy thử thách bản thân với những việc làm khó và cố gắng học hỏi nhiều hơn. Đó không phải cách nhanh nhất để hoàn thành công việc nhưng theo ông, chúng ta học càng nhiều, khả năng hoàn thành công việc (thậm chí tốt hơn so với mong đợi) càng lớn.
Đây là một góc nhìn khá thú vị nhưng chỉ áp dụng khi bạn có đủ điều kiện để cải thiện năng suất của mình trong lâu dài.
7. Chia nhỏ các công việc cần hoàn thành
Rachel Gillett/Business Insider
Một mẹo nhỏ hữu ích khác là hãy chia thật nhỏ các công việc ra đồng thời áp dụng quy tắc 2 phút. Khi chia nhỏ các việc, chúng ta dường như đang vạch ra các bước để hoàn thành một việc lớn. Và tất nhiên khi công việc trở nên dễ dàng hơn, thời gian dành cho nó cũng sẽ ít đi. Và có quy tắc 2 phút nói thế này: “Nếu một công việc không tốn quá 2 phút để làm, hãy thực hiện nó ngay”.
Đây là cách phó tổng biên tập Emmie Martin đã áp dụng và hiệu quả, vậy bạn cũng nên thử xem sao? Dù sao cũng chỉ mất 2 phút để hoàn thành nốt “núi việc” của bạn.
8. Lập danh sách các công việc ưu tiên và chỉ tập trung một việc một lúc
Strelka Institute for Media, Architecture and Design/flickr
Giám đốc quản lý sản phẩm Michelle Martinez Lee cho rằng việc làm quá nhiều thứ cùng lúc sẽ chẳng dẫn đến đâu. Vốn dĩ, chúng ta không hoàn toàn đa năng như chúng ta nghĩ. Và não của một người bình thường rất dễ bị sao nhãng. Vậy thì, điều cần làm chính là dừng suy nghĩ về mình như một người “đa nhiệm” và chỉ tập trung vào một việc trong thời gian nhất định.
Tất nhiên bạn có thể linh hoạt kết hợp các việc nếu chúng liên quan nhau. Lời khuyên chính là hãy càng làm ít việc cùng lúc càng tốt, và chỉ chuyển sang cái khác khi công việc hiện tại đã hoàn thành. Dần dần sự tập trung sẽ được cải thiện đáng kể và bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.
9. Lắng nghe tiếng ồn trắng (white noise) thay vì nghe nhạc
Brad Barket/Getty Images for DJ D-Nice
Lori Janjigian cho biết cô bắt đầu nghe tiếng ồn trắng từ khi còn học cao đẳng mỗi khi cô cần tập trung. Có rất nhiều kiểu tiếng ồn trắng, và tiếng ồn trắng thiên thể (celestial white noise) là thứ cô thích nghe nhất. Tiếng ồn trắng là gì? Đây là một loại âm thanh như nhạc baroque, giúp bạn thư giãn hay tập trung và ngăn chặn nhưng âm thanh không muốn khác. Đây là gợi ý tuyệt vời nếu bạn thường xuyên làm việc trong môi trường ồn ào và dễ mất tập trung.
10. Để mỗi ngày là một bức tranh với chủ đề khác nhau
Flickr/Sebastiaan ter Burg
Phóng viên Matthew DeBord khuyên chúng ta hãy hình dung về công việc mỗi ngày của mình và cho nó một chủ đề bao quát. Điều này nghe như ta đang vẽ nên một bức tranh và rõ ràng, những thứ hữu hình và cô đọng như một bức tranh sẽ dễ ghi nhớ hơn so với loạt ghi chép chi chít chữ. Khá trừu tượng nhưng rất đáng thử để mỗi ngày của chúng ta nhiều màu sắc hơn và làm việc hiệu quả hơn.
Thành công bắt nguồn từ thói quen. Mọi thứ sẽ dễ dàng hơn nếu bạn tìm được hướng đi riêng và kiên trì thực hiện nó.
