Để xử lý nhiều công việc và nhiệm vụ khác nhau, chúng ta thường sử dụng chiến lược đa nhiệm (multitasking) nhằm tăng hiệu suất. Tuy nhiên, khi cố gắng thực hiện điều này, nó lại gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng, khả năng tập trung, thậm chí cả sức khoẻ về sau. Hãy cùng ELLE Man đánh giá lại kỹ năng này qua bài viết sau.
Trước hết, chúng ta cùng nhau điểm qua những mối đe doạ của kỹ năng đa nhiệm (multitasking), từ đó tìm ra cách cân bằng chúng trong công việc và cuộc sống hàng ngày.
1. Đa nhiệm khiến hiệu quả và năng suất bị giảm sút
Nếu bạn đang ôm đồm quá nhiều công việc thì điều này đồng nghĩa bạn phải luôn xoay vòng các nhiệm vụ. Hệ quả là bạn sẽ kéo dài thời gian để hoàn thành tất cả thay vì từng cái một, từ đó giảm thiểu hiệu suất công việc và kỹ năng quản lý thời gian cũng sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều.
Ảnh: Unsplash
2. Tiềm ẩn những sai phạm
Phân tán sự tập trung là một vấn đề dễ gặp đối với những người làm việc đa nhiệm. Thay vì tập trung thực hiện và hoàn thành một nhiệm vụ tại một thời điểm, bạn lại có quá nhiều vấn đề cần phải quan tâm. Điều này có thể phát sinh những sai lầm tiềm ẩn. Theo thời gian, các bạn liên tục phải kiểm tra lại công việc của mình, dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút, tốn nhiều thời gian hơn, và nhiệm vụ tổng thể cũng bị ảnh hưởng.
3. Kỹ năng đa nhiệm suy giảm về sáng tạo
Khi làm việc đa nhiệm, chúng ta dùng phần lớn tâm trí để lo nghĩ về tất cả công việc trong danh sách. Năng lượng của bạn từ đây sẽ dần cạn kiệt, ý tưởng mới cũng trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, đa nhiệm ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phân tích và giải quyết vấn đề, sáng tạo hay các giải pháp đề xuất cũng kém linh hoạt hơn.
Ảnh: Unsplash
4. Đa nhiệm ảnh hưởng đến trí nhớ
Gián đoạn trí nhớ ngắn hạn, bạn đã nghe đến điều này chưa? Nó là một vấn đề có thể xảy ra khi bạn làm nhiều công việc cùng một lúc. Đa nhiệm thường khiến chúng ta bỏ lỡ những chi tiết quan trọng, hoặc sau khi nghỉ ngơi, bạn sẽ rất khó để nhớ lại các chi tiết nhỏ của từng công việc.
5. Kỹ năng đa nhiệm khiến chúng ta bị phân tâm
Khi làm nhiều việc cùng một lúc, tỉ lệ mất tập trung tăng rất cao. Bạn sẽ có xu hướng bị phân tâm bởi những gián đoạn nhỏ như thông báo từ email, tin nhắn hoặc từ các cuộc thảo luận. Từ đó, bạn có thể gặp khó khăn khi tập trung vào công việc trong thời gian dài, và hạn chế khả năng hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách kịp thời.
6. Căng thẳng và ảnh hưởng sức khoẻ tinh thần từ kỹ năng đa nhiệm
Những người làm việc với kỹ năng đa nhiệm trong thời gian dài thường mắc phải căng thẳng kinh niên do ôm đồm quá nhiều công việc. Hơn nữa, với những mối nguy hiểm như nguy cơ mắc sai lầm, hiệu suất công việc thấp, giảm khả năng sáng tạo, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ tinh thần của bạn.
Ảnh: Unsplash
II. MẸO NHỎ GIÚP BẠN DÙNG KỸ NĂNG ĐA NHIỆM KHI CẦN THIẾT
Nhận biết được những mối nguy hiểm khi làm quá nhiều công việc cùng một lúc, sau đây là vài mẹo nhỏ để các bạn có thể tránh khỏi và vượt qua được khi trong trường hợp bắt buộc phải đa nhiệm.
1. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Để tránh luân chuyển nhiệm vụ liên tục, bạn hãy tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ và hoàn thành chúng để đảm bảo chất lượng tốt nhất có thể. Chiến lược này có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc, tránh thời gian bị kéo dài về sau.
Ảnh: Unsplash
2. Sử dụng quy tắc xử lý một lần
Làm việc đa nhiệm thường khiến chúng ta phải quay lại các nhiệm vụ nhiều lần thay vì hoàn thành một lần, dẫn đến công việc không hiệu quả. Do đó, để tránh tình trạng này, hãy làm nhiệm vụ đó cho đến khi hoàn thành.
3. Nhóm những công việc theo giai đoạn để tạo hiệu quả cao
Hãy xác định những nhiệm vụ có chung mốc thời gian và gom thành một nhóm để thực hiện lần lượt thay vì cố gắng làm tất cả một lần.
4. Sử dụng chế độ không làm phiền
Làm việc đa nhiệm gây mất tập trung rất cao, vì vậy khi đang tập trung một nhiệm vụ nào đó, bạn không nên hiển thị thông báo từ các email hoặc các tin nhắn không quan trọng. Nó giúp tăng khả năng tập trung, tạo ra chất lượng tốt cho công việc.
Ảnh: Unsplash
5. Dành thời gian để hoà nhập với môi trường xung quanh
Thay vì dùng thời gian nghỉ của mình để kiểm tra mail hay tranh thủ thực hiện những cuộc gọi liên quan đến công việc, hãy cố gắng sử dụng thời gian đó để nghỉ ngơi, kết nối với mọi người xung quanh. Điều này giúp bạn khắc phục được những tác động tiêu cực đến sức khoẻ tinh thần, hạn chế cẳng thẳng, lo lắng cũng như cải thiện về trí nhớ.
Đảm đương nhiều công việc một lúc là tình trạng chung rất dễ thấy trong xã hội hiện nay. Nhưng ít ai nhận ra được những mối nguy hiểm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc cũng như sức khoẻ tinh thần. Vì vậy khi bạn muốn sử dụng kỹ năng đa nhiệm, hãy nhận biết được những mối lo đấy, và tham khảo các cách thức để cải thiện nhằm đem lại kết quả tốt nhất. ELLE Man mong rằng bài viết này sẽ giúp ích được nhiều trong hành trình bận rộn của bạn.
