Nếu gặp khó khăn với kỹ năng quản lý thời gian, thì bạn không đơn độc, bởi rất nhiều người cũng thế.
Việc không quản lý tốt thời gian khiến bạn mất tập trung, không hoàn thành công việc, đồng thời ảnh hưởng lớn đến sức khỏe tinh thần. Mặt khác, kỹ năng này nếu không được thực hiện tốt sẽ khiến cơ thể xuống dốc khi bạn không thể tập thể dục thường xuyên hoặc luôn vội vàng trong chuyện ăn uống. Hãy cùng ELLE Man tìm hiểu 10 lời khuyên để giúp bạn cải thiện việc quản lý thời gian.
1. Viết những việc cần thực hiện
Nền tảng của việc quản lý thời gian là có một danh sách những việc cần làm trong ngày. Nếu không viết ra, bạn có thể sẽ quên một số đề mục quan trọng. Hãy sử dụng ứng dụng ghi chú trên điện thoại hoặc viết ra giấy. Việc làm này còn giúp cải thiện sự tập trung để bạn không còn suy nghĩ đến chúng trong đầu.
2. Tắt các thông báo trên thiết bị
Nhiều ứng dụng, đặc biệt là các nền tảng mạng xã hội được thiết kế để thu hút và khiến chúng ta sử dụng chúng lâu hơn. Việc đó khiến ta bị xao nhãng và không tập trung được vào công việc và thời gian.
Khi bạn cần tập trung cao độ, hãy tắt các thông báo từ điện thoại hay máy tính, ngoại trừ thông báo thực sự quan trọng.
3. Kỹ năng đặt và theo dõi lịch của bạn
Chúng ta thường sử dụng lịch để ghi lại thời hạn hoặc cuộc họp. Tuy nhiên, để tối ưu nó, hãy lập kế hoạch thời gian cho các việc khác mà bạn cần hoàn thành, ví dụ như các dự án hoặc báo cáo. Hãy xem xét các bước nhỏ cần thiết để bạn hoàn thành những việc này, từ đó ước tính thời gian mất bao lâu, rồi thêm vào lịch của bạn.
Việc này sẽ báo hiệu cho bộ não của bạn giải quyết một nhiệm vụ cụ thể trong một khung thời gian. Tuân theo lịch của bạn và thực hiện chúng sẽ cung cấp thêm cấu trúc để hoàn thành công việc.
4. Viết danh sách việc cần làm cho ngày mai
Chọn một đến ba điều ưu tiên hàng đầu và viết chúng ra. Cố gắng không lên lịch quá nhiều, bạn nên để trống một số khung thời gian để nhường chỗ cho công việc bất ngờ.
Thực hiện việc lên kế hoạch cho ngày hôm sau giúp bạn tập trung và giảm bớt một số lo lắng về những gì bạn sẽ làm, trừ những việc xảy ra không lường trước được.
5. Sử dụng phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro giúp duy trì sự tập trung trong khoảng thời gian ngắn nhưng hiệu quả. Hẹn giờ và làm việc trong 25 phút. Hết thời gian đó, bạn có thể nghỉ giải lao 5 phút. Bạn có thể làm theo bốn lần, tổng cộng là hai giờ , và sau đó nghỉ từ 15 đến 30 phút. Trong khoảng thời gian làm việc, hãy tập trung và tránh bị phân tâm. Nếu bạn bị phân tâm, hãy nghỉ ngơi 5 phút và bắt đầu lại.
Bạn sẽ không thể dùng cách này nếu phải họp thường xuyên, nhưng chỉ cần 30 phút thực hiện cũng giúp bạn cải thiện tập trung và nâng cao khả năng quản lý thời gian.
6. Nghỉ giải lao cho trí óc
Trong lúc thực hiện phương pháp Pomodoro, bạn có thể cảm thấy mệt hay căng thẳng. Do đó trong 5 phút nghỉ bạn hãy cho bộ não mình nghỉ ngơi. Bạn có thể:
– Giãn cơ hoặc yoga.
– Thiền.
– Nhìn vào một vật thể cách xa và chú ý đến nó, giúp cả mắt và não của bạn không phải tiếp xúc với màn hình.
7. Lên lịch công việc ở thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất
Xem xét thời gian trong ngày mà bạn cảm thấy làm việc hiệu quả nhất. Nếu bạn không chắc chắn, hãy chú ý thời gian bạn thường hoàn thành công việc trong mọi ngày. Nếu bạn có thể linh hoạt làm việc ở khoảng đó, hãy làm như vậy. Những lúc bình thường thả lỏng, hãy lên lịch làm việc vì nó ít tốn năng lượng não bộ hơn.
8. Dành thời gian cho hoạt động thể chất
Nếu bạn cảm thấy quá tải với những việc phải làm, hãy vận động. Tập thể dục thường xuyên mang đến cho bạn nhiều năng lượng hơn, giúp kiểm soát căng thẳng và những lợi ích sức khỏe khác, chẳng hạn như tăng cường thể lực và xây dựng cơ bắp.
Khi bạn lên lịch trình, hãy dành thời gian cho cả việc tập luyện. Ví dụ như đi bộ 30 phút sau bữa trưa, hoặc tập thể dục tại nhà vào sáng sớm hay tối.
9. Kiên nhẫn
Nếu chưa bao giờ chủ động quản lý thời gian, bạn dễ bị lạc lối và trở lại làm việc một cách tùy tiện. Hãy tha thứ cho bản thân và thử lại, giống như khi bạn bắt đầu tập thể dục hoặc thói quen ăn kiêng mới. Yêu cầu sự giúp đỡ và hỗ trợ từ người thân để giữ động lực và tự chịu trách nhiệm.
Cam kết thử trong ba tuần, điều này sẽ giúp bạn có đủ thời gian để biến chúng thành thói quen. Đừng nhắm đến sự hoàn hảo ngay từ đầu, và bất kỳ tiến bộ nào vẫn là tiến bộ.
10. Đo lường sự tiến bộ của kỹ năng quản lý thời gian
Việc đo lường sự tiến bộ là động lực thúc đẩy. Nó giúp bạn biết mình đã đi được bao xa và đi tới đâu tiếp theo. Có một số cách để biết liệu kỹ năng quản lý thời gian của bạn có đang được cải thiện hay không:
– Bạn có thể thư giãn nhiều hơn.
– Vào cuối mỗi ngày, bạn cảm thấy như thể bạn đang làm được nhiều việc hơn. Bạn có thể không hoàn thành mọi thứ trong danh sách, nhưng bạn đã hoàn thành việc quan trọng nhất.
– Bạn theo kịp hạn chót tốt hơn.
____________
Bài: Vĩnh Khang
Tham khảo: U.s.News